Pro-Tipp: Wie lade ich zu einem Event ein? (Update)

Return to SenderLiebe PR- und Marketing-Oberprofis und Evangelisten, hier einige Basics: Falls ihr wieder zu Events per Newsletter einladet, bitte macht einige wichtige Infos dazu überdeutlich. Am besten fett und prominent an den Anfang.

Ich bekomme sehr viele Einladungen zu Events. Das freut mich. Aber ich bin oft erschüttert, wie unstrukturiert und schlecht mit den potentiellen Interessenten kommuniziert wird. Manchmal ist es ein reines Rätselraten und führt zu tragischen Missverständnissen, wohin und wozu jemand mich einladen will. Das passiert selbst (und gerade) hochbezahlten „asozialen“ Old School Kommunikationsprofis. Und insbesondere bei frei-formulierten Newslettern zu Events. Erstaunlich. Merke: Rumraten und ungenaue Kommunikation kosten viele Teilnehmer.

Einladungen zu Events sind gewissermaßen Kurzbriefings für potentielle Teilnehmer.

Mein wichtigster Tipp ist, Event-Plattformen oder -Funktionen von Social Media Plattformen zu nutzen. Bitte keine Solo-E-Mail einsetzen. Diese könnten nämlich auch einfach gleich im Spamordner des potentiellen Interessenten landen. Social Media Plattformen haben zusätzlich den Vorteil, dass ich auch sehen kann, wer sonst noch am Event teilnimmt – falls ihr das freigeschaltet habt. Sehr sehr wichtig.

  1. Titel des Events. Das entscheidende Buzzword, der Schlüsselbegriff, muss im Titel sein.
  2. Inhalt in einem oder zwei Sätzen, für wen es gedacht ist oder was der unmittelbare Nutzen ist. Sozusagen die Mission oder das Motto.
  3. Genaues Datum, Uhrzeit für den Einlass (Wann geht die Tür auf?) und Start der Veranstaltung (Spätere Uhrzeit?).
  4. Genauer Veranstaltungsort, mit korrekter Anschrift (Navi: Wie heißt der Ort und was steht an der Tür?) und möglichst einem Google Maps Link oder Karte. Wer nett ist, schreibt auch, wie frau/mann dahin kommt per Pedes, Rad, Öffis oder Auto oder UFO. Directions Management heißt das. Teilnehmer sind keine Pfadfinder.
  5. Link und Modalitäten zur Anmeldung (Soll man das ausgedruckte Ticket mitbringen?) falls erforderlich, beispielsweise Ticketpreis falls zutreffend oder der Hinweis, dass die Teilnahme kostenfrei ist.
  6. Gastgeber. Ein Mensch. Kein Unternehmen. Das ist die/der Ansprechpartner/in für die potentiellen Interessenten, falls irgendjemand Rückfragen hat. Und sie werden Rückfragen haben, glaubt mir. Also Mailadresse oder Telefonnummer. Die Reputation des Gastgebers spielt bei der ganzen Sache für die Zugkraft der Einladung keine geringe Rolle. Also vernetzt euch rechtzeitig in den Social Media vor dem Event.

Ergänzend ist es hilfreich, zu informieren,

  1. ob man etwas mitbringen (Notebook beispielsweise, oder gute Laune) kann oder soll. Für Gadgets wie Smartphones, Tablets oder Notebooks bitte auch an Ladestationen denken, was ein nice-to-have wäre,
  2. ob für das leibliche Wohl gesorgt wird (Essen und Trinken), damit ich weiß, ob ich vorher wo anders etwas essen soll oder nicht. Uninformierte, hungrige oder durstige Teilnehmer sind Treibminen und sorgen im Anschluss nicht für gute Stimmung nach dem Event,
  3. ob ich einen Dresscode beachten sollte. Ja, auch das gibt es liebe Gemeinde.
  4. ob der Anmeldename für Namensschilder (Badges) genutzt werden soll. Nicht ganz doof manchmal.

Schwurbelt das Ganze nicht in einen Textbrei, bitte. Kommt gleich auf den Punkt. Diese Informationen, die ich oben angegeben habe, gehören nach höchstens ein oder zwei einleitenden Sätzen (Teaser) an den Anfang der Nachricht. Am allerbesten tabellarisch, denn der Empfänger wird keine Zeit haben, langatmig zu lesen und zu raten, sondern wird die Einladung mit den Augen eher scannen und überfliegen. Eure Lyrik gerne ans Ende. Oder am besten verzichtet auf schöngeistige Sätze. Einfacher ist es Facebook, Xing, amiando, venteria oder sonst eine geeignete Plattform dafür zu nutzen, die genau solche Punkte strukturiert bei euch abfragen und an eure Zielgruppe versenden. Am besten gar keine frei formulierte Newsletter also.

Kurz gesagt: Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Und: Warum? In der Reihenfolge und nicht anders.

Und möglichst in einer Nachricht nicht zu mehreren Events einladen. Das verwirrt nur unnötig. Und kostet wieder Teilnehmer.

I am really really pissed off.

Update: Gilt auch für Einladungen: The Anatomy of an Awful Marketing Email. Ein besonders schreckliches Beispiel für eine Marketing-E-Mail. 


7 thoughts on “Pro-Tipp: Wie lade ich zu einem Event ein? (Update)

  1. Da war einer sauer, aber auch zu Recht! Wieviel Spam ich jeden Tag reinbekomme mit irgendeinem Geseiere vorneweg…. einfach auf den Punkt. Gerne auch AIDA-Prinzip genannt :-)

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